Tự động hóa quy trình doanh nghiệp bằng Microsoft 365
MTQ giúp doanh nghiệp biến các thao tác thủ công như gửi email, duyệt file, nhắc việc, tổng hợp Excel và báo cáo cho Sếp thành quy trình tự động, rõ trạng thái và dễ mở rộng.
Doanh nghiệp đang mất quá nhiều thời gian cho các việc lặp lại
Khi mọi thứ nằm rải rác trong email, Excel, chat và giấy tờ, doanh nghiệp rất khó kiểm soát tiến độ, trách nhiệm và dữ liệu báo cáo.
Email quá tải
File đính kèm, yêu cầu phê duyệt và thông tin nội bộ nằm trong nhiều email khác nhau, dễ bỏ sót và khó tìm lại.
Excel xử lý thủ công
Nhân viên phải mở từng file, copy dữ liệu, tổng hợp số liệu và gửi báo cáo theo cách thủ công mỗi ngày hoặc mỗi tuần.
Quy trình duyệt chậm
Xin nghỉ phép, tạm ứng, mua hàng hoặc thanh toán phải đi qua nhiều người nhưng không có trạng thái xử lý rõ ràng.
Hay quên deadline
Các việc cần nhắc theo ngày đến hạn như hợp đồng, thanh toán, báo cáo, bảo trì hoặc hồ sơ thường bị nhắc bằng tay.
Dữ liệu khó kiểm soát
File được lưu nhiều nơi, phân quyền chưa chuẩn, không rõ ai tạo, ai duyệt, ai đã xử lý và phiên bản nào là mới nhất.
Sếp thiếu dashboard
Ban quản lý cần số liệu nhanh nhưng nhân viên vẫn phải tổng hợp thủ công, khiến quyết định bị chậm và thiếu trực quan.
Từ quy trình thủ công sang hệ thống tự động có kiểm soát
MTQ thiết kế flow dựa trên công cụ doanh nghiệp đang có sẵn trong Microsoft 365: Outlook, SharePoint, Teams, Forms, Excel, Power Automate, Power Apps và Power BI.
Chuẩn hóa đầu vào
Thu thập yêu cầu từ Form, Email, SharePoint List hoặc Power Apps. Dữ liệu được đưa về một nơi rõ ràng, dễ kiểm soát.
- Form nhập liệu chuẩn
- Danh sách theo dõi trạng thái
- Lưu file đúng thư mục
Tự động xử lý
Power Automate sẽ tự động gửi duyệt, nhắc việc, phân loại dữ liệu, cập nhật trạng thái và thông báo cho người liên quan.
- Approval nhiều cấp
- Email / Teams notification
- Nhắc deadline tự động
Báo cáo & tối ưu
Dữ liệu sau khi chạy flow có thể được đưa vào dashboard để Sếp và các phòng ban xem tình hình vận hành theo thời gian.
- Dashboard Power BI
- Báo cáo định kỳ
- Lịch sử xử lý minh bạch
Những automation thực tế, dễ áp dụng cho SMB
Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ một flow nhỏ, đo hiệu quả, sau đó mở rộng thành app nội bộ hoặc dashboard quản trị.
Tự động lưu file đính kèm
Phân loại email đến, tách attachment, lưu vào đúng thư mục SharePoint và gửi thông báo cho người phụ trách.
Quy trình xin nghỉ phép
Nhân viên gửi yêu cầu, quản lý duyệt, HR nhận thông tin và lịch nghỉ được lưu lại để theo dõi.
Tạm ứng công tác
User gửi yêu cầu trên điện thoại, đi qua Sếp, kế toán, Sếp tổng và tự động nhắc hoàn ứng sau chuyến đi.
Nhắc việc theo ngày đến hạn
Theo dõi hợp đồng, thanh toán, hồ sơ, bảo trì hoặc task quan trọng và tự động nhắc trước hạn.
Tự động tổng hợp Excel
Lấy file Excel định kỳ, chuẩn hóa dữ liệu và đưa vào báo cáo để giảm thao tác copy/paste thủ công.
Gửi báo cáo định kỳ
Tự động gửi email báo cáo mỗi ngày, mỗi tuần hoặc mỗi tháng cho quản lý và ban giám đốc.
Quản lý yêu cầu nội bộ
Theo dõi yêu cầu từ nhân viên, phân công người xử lý, cập nhật trạng thái và lưu lịch sử.
Ticket IT đơn giản
Nhận yêu cầu hỗ trợ IT, phân loại sự cố, thông báo cho kỹ thuật và báo trạng thái cho người dùng.
Automation không chỉ dành cho IT
Các phòng ban đang dùng email, Excel và Microsoft 365 mỗi ngày đều có thể tự động hóa một phần công việc.
💰 Kế toán
Tạm ứng, hoàn ứng, nhắc thanh toán, lưu chứng từ, gửi báo cáo chi phí và theo dõi trạng thái phê duyệt.
👥 Nhân sự
Xin nghỉ phép, onboarding nhân viên mới, lưu hồ sơ, nhắc hợp đồng và gửi thông báo nội bộ tự động.
🏢 Admin
Quản lý yêu cầu văn phòng, mua sắm, booking tài nguyên, theo dõi bảo trì và nhắc việc định kỳ.
📣 Sales
Theo dõi khách hàng, nhắc follow-up, tổng hợp báo cáo doanh số và gửi thông tin cho quản lý.
🛠️ IT
Ticket hỗ trợ, cảnh báo hệ thống, quản lý tài sản, thông báo thay đổi và checklist vận hành định kỳ.
📊 Ban giám đốc
Nhận dashboard, báo cáo tự động và dữ liệu trực quan thay vì phải chờ nhân viên tổng hợp thủ công.
Bắt đầu nhỏ, thấy hiệu quả rồi mở rộng
MTQ có thể triển khai theo từng flow, theo phòng ban hoặc theo gói vận hành định kỳ tùy nhu cầu doanh nghiệp.
Automation Starter
Gói dành cho doanh nghiệp muốn thử nghiệm một flow thực tế trước khi mở rộng.
- Khảo sát 1 quy trình
- Thiết kế flow Power Automate
- Kết nối Outlook / SharePoint / Forms
- Hướng dẫn sử dụng cơ bản
- Bàn giao tài liệu ngắn gọn
Business Automation
Gói đề xuất cho SMB muốn chuẩn hóa nhiều công việc thủ công trong cùng một phòng ban.
- Khảo sát quy trình end-to-end
- Thiết kế approval nhiều cấp
- SharePoint List theo dõi trạng thái
- Email / Teams notification
- Dashboard hoặc báo cáo cơ bản
- Hỗ trợ tinh chỉnh sau triển khai
Automation Care
Gói dành cho doanh nghiệp cần người theo dõi, tối ưu và mở rộng automation lâu dài.
- Kiểm tra flow định kỳ
- Sửa lỗi và tối ưu logic
- Thêm bước xử lý khi phát sinh nhu cầu
- Báo cáo hoạt động automation
- Tư vấn mở rộng Power Apps / Power BI
MTQ làm việc rõ ràng từ khảo sát đến bàn giao
Mục tiêu là giải pháp phải chạy được trong thực tế, dễ dùng cho nhân viên và có thể bảo trì về sau.
Khảo sát quy trình hiện tại
MTQ trao đổi với người dùng thực tế để hiểu đầu vào, đầu ra, người duyệt, dữ liệu và điểm nghẽn.
Đề xuất mô hình automation
Chúng tôi vẽ lại luồng xử lý, xác định công cụ cần dùng và thống nhất cách theo dõi trạng thái.
Build flow & kiểm thử
Flow được cấu hình, test các trường hợp thường gặp, kiểm tra email thông báo, quyền truy cập và dữ liệu lưu trữ.
Hướng dẫn sử dụng
MTQ hướng dẫn nhân viên cách gửi yêu cầu, người duyệt cách xử lý và quản lý cách xem trạng thái.
Bàn giao & tối ưu
Bàn giao tài liệu, logic flow và đề xuất bước tiếp theo như Power Apps, Power BI hoặc automation cho phòng ban khác.
Không chỉ tạo flow, MTQ giúp doanh nghiệp vận hành thông minh hơn
MTQ tập trung vào giải pháp thực tế, chi phí hợp lý, dễ áp dụng cho SMB và có thể mở rộng theo từng giai đoạn.
Tập trung vào bài toán thật
Flow được thiết kế theo quy trình doanh nghiệp đang làm, không làm phức tạp hơn nhu cầu thực tế.
Tận dụng Microsoft 365
Ưu tiên dùng công cụ doanh nghiệp đã có như Outlook, SharePoint, Forms, Teams, Power Automate.
Có tài liệu bàn giao
Doanh nghiệp có mô tả quy trình, hướng dẫn sử dụng và cơ sở để bảo trì hoặc mở rộng sau này.
Mở rộng linh hoạt
Bắt đầu từ một flow nhỏ, sau đó có thể nâng cấp thành Power Apps, dashboard hoặc hệ thống nội bộ.
Doanh nghiệp của anh/chị đang có quy trình nào còn làm thủ công?
MTQ có thể bắt đầu bằng một flow nhỏ: lưu file email vào SharePoint, xin nghỉ phép, tạm ứng công tác, nhắc deadline hoặc gửi báo cáo định kỳ cho Sếp. Sau khi thấy hiệu quả, doanh nghiệp có thể mở rộng tiếp sang Power Apps và Power BI.